在第二次的ERP選型時(shí),公司認(rèn)真總結(jié)教訓(xùn),公司董事長兼總經(jīng)理蔡光圻先生親自領(lǐng)隊(duì)率全體職能部門負(fù)責(zé)人成立了專門的軟件選型小組。先后二次舉辦招標(biāo)會對國內(nèi)ERP廠商的產(chǎn)品、技術(shù)力量、服務(wù)水平、實(shí)施成功案例進(jìn)行了多方面的考察及論證。經(jīng)過對國內(nèi)數(shù)家ERP軟件提供商的考察和比較,最終選擇了金蝶K/3-ERP。金蝶K/3-ERP相對成熟,功能完善,涉及企業(yè)全方位管理要求(人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷、預(yù)測、決策、領(lǐng)導(dǎo)查詢等);產(chǎn)品技術(shù)上采用C/S與B/S結(jié)合方式,既有先進(jìn)性又保證了系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性;更重要的是金蝶公司可根據(jù)用戶委托當(dāng)?shù)睾献骰锇檫M(jìn)行二次開發(fā),能適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展需要。
三、解決方案
嘉信醫(yī)藥的實(shí)施按照"突破重點(diǎn)、逐步展開、分步實(shí)施"原則,把系統(tǒng)建設(shè)劃分為三個(gè)階段。
第一階段:以強(qiáng)化企業(yè)的市場競爭力為重點(diǎn),以財(cái)務(wù)為突破口,實(shí)現(xiàn)以集團(tuán)財(cái)務(wù)、采購、銷售為核心的ERP系統(tǒng)的基本框架,通過對公司內(nèi)部物流、資金流、信息流統(tǒng)一綜合控制,進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的管理,合理配置企業(yè)內(nèi)部資源,降低經(jīng)營成本。
第二階段:在公司內(nèi)部全面實(shí)施ERP系統(tǒng),使整個(gè)企業(yè)的管理水平躍上一個(gè)新臺階。
第三階段:以全面提高企業(yè)管理素質(zhì)為目標(biāo),實(shí)現(xiàn)CRM(客戶關(guān)系管理)、SCM(供應(yīng)鏈管理)與ERP系統(tǒng)的集成,形成企業(yè)面向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理信息化應(yīng)用平臺。
四、實(shí)施步驟
在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中要堅(jiān)持以下原則:進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)管理,在企業(yè)內(nèi)部模擬市場關(guān)系,按照優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程的要求實(shí)施目標(biāo)系統(tǒng)、控制與監(jiān)督系統(tǒng)、激勵(lì)系統(tǒng)“三大系統(tǒng)”,對各個(gè)崗位和各項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行全過程管理、全過程控制、全過程監(jiān)督、全過程考核,全面規(guī)范企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制,并建設(shè)客戶關(guān)系管理系統(tǒng)。配合業(yè)務(wù)部門的“顧客滿意”戰(zhàn)略,按照供應(yīng)鏈模式將供應(yīng)商和零售商納入營銷網(wǎng)絡(luò),為廣大零售戶和供應(yīng)商提供滿意服務(wù)。
實(shí)施過程中嘉信醫(yī)藥緊緊圍繞"強(qiáng)化企業(yè)的市場競爭力"的ERP項(xiàng)目的第一期目標(biāo),立足于企業(yè)實(shí)際,堅(jiān)持管理工作的創(chuàng)新,用ERP先進(jìn)的管理思想和方法規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,建立以市場為導(dǎo)向、以客戶為中心,實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流一體化管理的企業(yè)運(yùn)行新機(jī)制。具體做法是:
1) 堅(jiān)持管理創(chuàng)新,深化企業(yè)改革。
ERP項(xiàng)目的實(shí)施,不僅僅是一套管理軟件的安裝和使用,而是企業(yè)管理領(lǐng)域的革命。企業(yè)實(shí)施ERP的難點(diǎn)不是技術(shù)問題,而是管理的問題。企業(yè)管理中存在著許多弊端,各級管理人員也存在許多與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不合拍的管理思想和方法,給ERP的實(shí)施造成很大的障礙。只有堅(jiān)持管理創(chuàng)新,對與ERP代表的先進(jìn)管理思想和方法相抵觸的管理思想和體制進(jìn)行大膽的破除和改革,才能保證項(xiàng)目實(shí)施成功。嘉信醫(yī)藥在項(xiàng)目實(shí)施的過程中,結(jié)合企業(yè)的深化改革,狠抓管理思想和制度的創(chuàng)新。在各級管理人員中進(jìn)行了ERP管理思想和方法的培訓(xùn)教育。通過培訓(xùn)教育,使大家找出企業(yè)現(xiàn)有的管理工作與ERP管理方法的差距。公司領(lǐng)導(dǎo)班子全力支持項(xiàng)目實(shí)施,對不適應(yīng)ERP管理流程的組織機(jī)構(gòu)和管理制度進(jìn)行大刀闊斧的改革。從組織和制度上保證了項(xiàng)目的實(shí)施成功。
2) 全面推行管理業(yè)務(wù)流程重組,提高企業(yè)核心競爭力
從ERP的觀點(diǎn)來看,企業(yè)就是一個(gè)資源轉(zhuǎn)換的增值器。企業(yè)的運(yùn)行過程就是應(yīng)用一定的資源,在生產(chǎn)和經(jīng)營活動中,產(chǎn)出新的資源,并不斷地增值。只有那些能產(chǎn)生增值的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)才是有效的,否則就是無效作業(yè)。在企業(yè)中,由于管理體制和管理手段的制約,存在許多人浮于事的現(xiàn)象,必須通過業(yè)務(wù)流程重組剔除無效作業(yè),提高企業(yè)的運(yùn)行效率,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為此,嘉信醫(yī)藥從三個(gè)方面入手進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程重組:一是以滿足市場需求為核心,對企業(yè)各管理部門和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改組和組合,消除無效作業(yè),提高企業(yè)運(yùn)行效率;二是以提高客戶服務(wù)質(zhì)量為目的,建立完善的銷售信息網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)體系;四是堅(jiān)持以財(cái)務(wù)核算為基礎(chǔ),以管理為核心"的指導(dǎo)思想,深化財(cái)務(wù)管理,由過去單純注重記帳、算帳、報(bào)帳轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)化"檢查"、"考核"、"監(jiān)控",建立經(jīng)營效益管理機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。
3) 成立ERP項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)
為確保ERP項(xiàng)目順利實(shí)施,嘉信醫(yī)藥成立了以企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干和技術(shù)總監(jiān)為首的三級項(xiàng)目實(shí)施組織體系,即ERP項(xiàng)目督導(dǎo)組、ERP項(xiàng)目經(jīng)理和ERP項(xiàng)目業(yè)務(wù)領(lǐng)域職能小組。
ERP督導(dǎo)組由公司總經(jīng)理和技術(shù)總監(jiān)組成。負(fù)責(zé)對ERP系統(tǒng)的各項(xiàng)開發(fā)、實(shí)施目標(biāo)、組織項(xiàng)目投資等工作作出決策;根據(jù)實(shí)施進(jìn)度,組織有關(guān)部門做好實(shí)施的各種準(zhǔn)備工作;對公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程重組方案作決策,并組織落實(shí);對系統(tǒng)開發(fā)過程進(jìn)行監(jiān)督、控制。
ERP項(xiàng)目經(jīng)理由公司副總經(jīng)理及信息部門有關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)研究系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu),制定項(xiàng)目實(shí)施總體規(guī)劃和分步實(shí)施計(jì)劃;制定系統(tǒng)開發(fā)的程序和工作標(biāo)準(zhǔn),并協(xié)調(diào)各開發(fā)組貫徹執(zhí)行;研究制定系統(tǒng)共同數(shù)據(jù)庫的建設(shè)方案和系統(tǒng)集成方案,并貫徹執(zhí)行;協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)程,解決開發(fā)過程中可能出現(xiàn)的問題。
ERP項(xiàng)目業(yè)務(wù)領(lǐng)域職能小組由嘉信醫(yī)藥有關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干組成,按開發(fā)工作的分工,分別對系統(tǒng)的各個(gè)模塊進(jìn)行原型測試及二次開發(fā)的配合工作。
五、案例總結(jié)
1)企業(yè)最高決策層的全力支持是成功實(shí)施ERP的決定性因素。ERP的最重要的原則之一就是"一把手工程",企業(yè)最高決策層的全力支持是ERP成功的關(guān)鍵。因?yàn)镋RP項(xiàng)目是面向整個(gè)企業(yè)的系統(tǒng),項(xiàng)目資金的保證、項(xiàng)目目標(biāo)和方案的確定、業(yè)務(wù)流程的重組以及項(xiàng)目的協(xié)調(diào),都必須由企業(yè)最高決策層拍板。項(xiàng)目的實(shí)施過程中會遇到挫折和阻力,都需要企業(yè)最高決策層對項(xiàng)目的全力支持。 項(xiàng)目實(shí)施前應(yīng)該把對企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的ERP基礎(chǔ)知識培訓(xùn)作為第一件大事來辦好,使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對項(xiàng)目實(shí)施的過程和要點(diǎn)、難點(diǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)有一個(gè)總體的了解,把握好項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)程。
2)立足企業(yè)實(shí)際,穩(wěn)步推進(jìn)企業(yè)信息化進(jìn)程
企業(yè)推行ERP是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的帶有戰(zhàn)略意義的系統(tǒng)工程,這項(xiàng)工作不是一蹴而就的。企業(yè)應(yīng)該從自身發(fā)展的需求出發(fā),制定一個(gè)長遠(yuǎn)的總體規(guī)劃。ERP項(xiàng)目是一個(gè)高投入、實(shí)施周期長、投資回收期長的巨大的工程。如果項(xiàng)目全面鋪開,齊頭并進(jìn),投資太大、風(fēng)險(xiǎn)太大,而且實(shí)施力量也不夠,容易出問題。所以要充分分析企業(yè)自身的優(yōu)勢和差距,找準(zhǔn)實(shí)施ERP的切入點(diǎn),從企業(yè)最關(guān)鍵的幾個(gè)管理子系統(tǒng)入手,爭取在短時(shí)期取得效果,增強(qiáng)企業(yè)管理上下對ERP的信心。同時(shí)不斷積累經(jīng)驗(yàn),培養(yǎng)和鍛煉項(xiàng)目的實(shí)施隊(duì)伍。然后逐步展開,分不同階段完成整個(gè)ERP系統(tǒng)。
3) 堅(jiān)持企業(yè)管理創(chuàng)新,狠抓業(yè)務(wù)流程重組
ERP實(shí)施成功的關(guān)鍵是用ERP先進(jìn)的管理思想和方法去規(guī)范企業(yè)的管理行為。實(shí)施ERP的難點(diǎn)在于企業(yè)管理的本身,而不是軟件技術(shù)。今天中國企業(yè)最缺乏的正是成熟的工業(yè)化進(jìn)程中所積累的規(guī)范化管理,如果不立足管理創(chuàng)新,ERP就不可能成功。由于管理體制和管理基礎(chǔ)的原因,我們的企業(yè)管理中有許多不規(guī)范的行為,這些必須從企業(yè)的整體利益出發(fā),按照ERP的要求對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合和重組。在實(shí)施過程中,對相關(guān)的管理功能進(jìn)行綜合分析、梳理、組合,徹底改革業(yè)務(wù)流程中的無效的、不創(chuàng)造價(jià)值的流程。
4)加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理
ERP系統(tǒng)是一個(gè)嚴(yán)密的管理系統(tǒng),它的數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、及時(shí)、可靠是以各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)完整和準(zhǔn)確為基礎(chǔ)的。因?yàn)镋RP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是共享的,是面向整個(gè)系統(tǒng)的,數(shù)據(jù)的完整非常重要。特別是系統(tǒng)中一些公用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),如產(chǎn)品數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)等,系統(tǒng)的大多數(shù)業(yè)務(wù)處理都依賴它們,對系統(tǒng)是至關(guān)重要的。如果這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)殘缺不全或不規(guī)范,系統(tǒng)的運(yùn)行寸步難行。
5)加強(qiáng)各類人員的培訓(xùn)工作
ERP項(xiàng)目的培訓(xùn)工作對于項(xiàng)目實(shí)施的成敗與否至關(guān)重要。ERP培訓(xùn)分為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施人員和企業(yè)普通員工三個(gè)層次。其中最關(guān)鍵的是前兩層次的培訓(xùn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)內(nèi)容主要是宣講ERP系統(tǒng)的基本原理和概念、思想,使企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對ERP有一個(gè)宏觀上的認(rèn)識;項(xiàng)目實(shí)施人員的培訓(xùn)主要是講解ERP的原理和金蝶軟件的實(shí)現(xiàn)方法,原理要講透,方法要講清,特別要抓住ERP信息集成的特點(diǎn),把業(yè)務(wù)流程理順。
嘉信醫(yī)藥項(xiàng)目己于二00三年七月初正式啟動,八月中旬財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)投入正式使用,八月底完成業(yè)務(wù)、物流等系統(tǒng)的全面調(diào)研并確定具體實(shí)施方案,九月中下旬進(jìn)行原型測試,十一月初開始試運(yùn)行